Af Greg Nowak. Senest opdateret 2026-11-10.
Når en medarbejder svarer, at kvitteringen kommer senere, er der stadig noget at følge op på. Hvem holder øje med aftalen? Hvornår skal medarbejderen mindes om den? Og hvordan kan bogholderen se, om bilaget faktisk er kommet? Her kan AI supplere den elektroniske bogføring ved at sortere svar og hjælpe med at holde styr på næste handling.
Kunne jeres virksomhed bruge det her? nowa.dk sætter AI-automatisering op for danske virksomheder.
Med årsafslutningen foran os er det et godt tidspunkt at gennemgå opfølgningen på manglende bilag. Begynd med det, regnskabssystemet allerede kan. e-conomic har både bilagsanmodninger via mail og daglige påmindelser. En særskilt automatisering skal derfor løse en konkret opgave, som stadig kræver manuelt arbejde.
Se først på de bilagsanmodninger, I allerede sender
Den 24. april 2026 beskrev e-conomic muligheden for at sende bilagsanmodninger via mail direkte fra systemet. Modtageren får et link til den relevante postering og kan vedhæfte bilaget dér. Funktionen omfatter også daglige mailpåmindelser om anmodninger, modtageren ikke har reageret på. Brugeren kan ændre sine notifikationsindstillinger. Der er dog en vigtig begrænsning: Bilagsindsendere kan ikke modtage bilagsanmodninger via mail. Det fremgår af produktændringen om bilagsanmodninger via mail.
Gennemgå brugerroller, indstillinger og den daglige praksis sammen med bogholderen. Måske dækker den indbyggede funktion behovet, når den bliver taget ordentligt i brug. Hvis I stadig bruger tid på at fordele svar, huske aftaler om senere indsendelse eller samle uafklarede poster, har I en konkret opgave at undersøge nærmere.
e-conomics oversigt over Bilagsanmodning beskriver allerede arbejdsgange til at anmode om dokumenter, følge status og godkende eller afvise modtagne bilag. Byg videre på den struktur, så medarbejdere og bogholder har en fælles vej til at aflevere og kontrollere materialet.
Et svar og et kontrolleret bilag skal have hver sin status
Ifølge Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven skal transaktioner registreres nøjagtigt og snarest muligt, og registreringerne skal kunne dokumenteres gennem kontrolsporet. Regnskabsmateriale skal som hovedregel opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Fra 1. januar 2026 gælder kravet om digital bogføring også virksomheder uden pligt til at aflægge årsregnskab efter årsregnskabsloven, når nettoomsætningen overstiger 300.000 kroner i to på hinanden følgende indkomstår.
Hold derfor status på dialogen adskilt fra status på dokumentationen. Et svar fra medarbejderen kan ændre, hvornår og hvordan I følger op. Bogholderen skal fortsat kunne se, om bilaget er modtaget, knyttet til den rigtige postering og kontrolleret. Er kvitteringen bortkommet, skal sagen videre til bogholderen til afklaring.
Afgræns piloten, og aftal hvornår opfølgningen stopper
Vælg én afdeling eller en klart afgrænset gruppe udgifter til den første pilot. Aftal, hvem der vedligeholder listen over manglende bilag, og hvem der håndterer undtagelserne. Undersøg derefter, hvilke oplysninger I kan hente via eksport eller integration fra netop jeres opsætning. De beskrevne produktfunktioner dokumenterer ikke i sig selv, at alle nødvendige statusfelter kan udveksles automatisk.
Arbejdslisten bør som minimum indeholde en stabil reference til posteringen, dato, beløb, ansvarlig medarbejder, seneste henvendelse og næste handling. Mangler en af de oplysninger, skal posten til afklaring. Automatiseringen må aldrig gætte modtageren ud fra et beløb eller en løs beskrivelse.
Lad faste regler bestemme, hvornår der skal følges op, og hvem der skal modtage beskeden. Påmindelsen skal vise, hvilken postering der mangler dokumentation til, og hvordan medarbejderen afleverer bilaget. Kontrollér først, om e-conomics egen påmindelse dækker situationen. En supplerende besked skal koordineres med den eksisterende udsendelse, så medarbejderen ikke får overlappende henvendelser.
Før hver udsendelse skal flowet kunne kontrollere en tilstrækkeligt aktuel status. Er bilaget modtaget, eller har bogholderen overtaget sagen, skal opfølgningen stoppe. Kan status ikke kontrolleres, må beskeden vente på manuel gennemgang. Skriv det ind som et acceptkriterium: En gammel arbejdsliste må ikke alene udløse nye påmindelser.
Brug AI dér, hvor svarene kræver fortolkning
Medarbejdere formulerer sig forskelligt, når de svarer på en bilagsanmodning. Den del kan AI hjælpe med at sortere. n8ns Text Classifier kan kategorisere indgående tekst ud fra kategorier med navne og beskrivelser. Dokumentationen beskriver også en særskilt udgang til svar uden et klart match. Den kan føre til en kø, hvor svarene bliver afklaret manuelt.
I piloten kan kategorierne eksempelvis være bilag oplyst indsendt, bilag bortkommet, hjælp nødvendig og senere indsendelse. Beskriv, hvad hver kategori betyder, og hvad den må sætte i gang. Et løfte om at sende bilaget senere må kun give en ny opfølgningsdato, hvis datoen er tydelig. Ellers skal bogholderen afklare aftalen.
| Situation | Handling i piloten | Manuel kontrol |
|---|---|---|
| Intet svar | Følg den aftalte påmindelsesplan. Kontrollér aktuel status og eksisterende udsendelser først. | Bogholderen overtager efter den aftalte grænse for opfølgning. |
| Bilag oplyst indsendt | Sæt supplerende påmindelser på pause, og send posten til kontrol af modtagelsen. | Bogholderen bekræfter bilaget og dets tilknytning til posteringen før afslutning. |
| Bilag bortkommet | Stop standardpåmindelser, og send sagen til afklaring. | Bogholderen vurderer dokumentation og videre behandling. |
| Senere indsendelse | Sæt kun en ny opfølgningsdato, hvis datoen i svaret er tydelig. | Bogholderen afklarer aftalen, hvis datoen er uklar. |
| Hjælp nødvendig eller forkert modtager | Send svaret til den ansvarlige for processen. | Den ansvarlige afklarer problemet eller retter modtageren. |
| Uklart svar eller flere mulige betydninger | Behold sagen åben i køen til manuel afklaring. | Bogholderen læser svaret og vælger næste handling. |
Opsætningen skal bevare de svar, AI ikke kan placere. I n8n er standardmuligheden ved manglende kategorimatch at kassere elementet. Vælg i stedet udgangen Other, og lad den føre til manuel behandling. Afprøv kategorierne på relevante svar, som virksomheden må bruge til formålet, og gennemgå fejlsorteringerne, før I sætter automatisk udsendelse i gang.
Gør det let for bogholderen at tage over
Bogholderens oversigt bør vise reference, ansvarlig medarbejder, seneste svar, foreslået kategori og næste handling. Der skal være adgang til den oprindelige besked, når noget er uklart. Vis AI-kategorien som et forslag, der kan rettes, mens det oprindelige svar bevares.
Aftal også, hvem der gennemgår køen, og hvor ofte. Selv en korrekt sorteret sag om et bortkommet bilag kan blive liggende, hvis ingen har ansvaret for at tage den videre. Flere åbne poster til samme medarbejder kan samles i én overskuelig opfølgning. Hver post skal stadig beholde sin egen reference og status.
Bestil en pilot, I kan vurdere i den daglige drift
Via nowa.dk, Gregs AI-automationsservice for danske virksomheder, kan Greg hjælpe med at kortlægge arbejdsgangen, undersøge eksport- og integrationsmuligheder og afgrænse en pilot. Aftal en leverance, der beskriver bilagsreferencer, påmindelsesregler, svarkategorier, stopbetingelser og den oversigt, bogholderen skal arbejde i.
Vurdér piloten på det arbejde, den skal hjælpe med: Havner svarene hos den rette ansvarlige? Stopper påmindelserne på afsluttede poster? Får bogholderen færre manuelle opfølgninger? Registrér også fejlsorteringer og tiden til at rette dem. Sammenlign med jeres nuværende proces, før I udvider, så beslutningen bygger på, om piloten faktisk letter arbejdet.
Relateret på GrN.dk
- Jeg bygger AI-agenter til små virksomheder. Jeg mangler en, der kan sælge dem.
- AI til Excel: Automatisér månedsrapporten med tal, du kan kontrollere
- AI til markedsføring: Lav kampagneudkast med kontrollerede priser
Brug for hjælp til den slags opgaver?
Tal med Greg om en pilot til bilagsopfølgning Kontakt Greg her.
