Af Greg Nowak. Senest opdateret 2026-10-27.
Når I gør klar til at fakturere, skal hver godkendt, fakturerbar time kunne findes i opgørelsen. Hvis en time venter til næste gang, skal der være en grund og en ansvarlig. Det er et konkret mål for automatisk fakturering hos bureauer og konsulenthuse.
Kunne jeres virksomhed bruge det her? nowa.dk sætter AI-automatisering op for danske virksomheder.
Arbejdsgangen kan hente tidsregistreringer fra Clockify, sende fakturagrundlaget til godkendelse og oprette fakturakladder i Dinero. AI kan skrive forståelige ydelsesbeskrivelser ud fra arbejdsnoterne. Kode beregner timer, aftalte priser og beløb. Det kræver klare aftaler om, hvilke timer der må komme med, og hvordan løsningen holder styr på dem, den allerede har behandlet.
Start med én kunde og én fakturaperiode. Så kan I kontrollere hele forløbet, før flere kunder kommer på.
Dineros API-grænser har betydning for driften
I en meddelelse fra 30. april 2026 oplyser Dinero, at virksomheden er begyndt at håndhæve sine API-grænser. Baggrunden omfatter overflødige kald og dubletter fra integrationer bygget med AI-agenter. Grænserne er 100 kald i minuttet pr. organisation for ISV-partnere og 60 pr. klient for personlige integrationer. Det fremgår af Dineros meddelelse om API-grænser.
Håndtering af fejl og genkørsler skal derfor med i opgaven fra starten. Hvad sker der, hvis samme fakturakørsel starter to gange? Eller hvis forbindelsen forsvinder, netop som en kladde bliver oprettet? De spørgsmål skal have konkrete svar, før løsningen sættes i drift.
Aftal, hvilke timer der må faktureres
Clockifys API-dokumentation beskriver hentning af tidsregistreringer med blandt andet dato- og projektfiltre samt en funktion til at markere registreringer som fakturerede. Det giver de tekniske byggesten. Reglerne for, hvornår en time er klar til fakturering, skal I selv fastlægge.
Hvert Clockify-projekt skal have en entydig kobling til kunden i Dinero og den gældende prisaftale. Brug faste identifikatorer. Kundenavne er et usikkert grundlag for automatisk matchning, og mangler koblingen, skal registreringen videre til en oversigt, hvor nogen kan afklare den.
Beslut også periodens skæringsdato, og hvordan igangværende timere skal håndteres. Fakturerbar tid er ikke nødvendigvis tid, der må faktureres nu. På et fastprisprojekt skal registreringerne behandles efter projektets aftale; de må ikke automatisk udløse ekstra fakturalinjer.
Lad AI skrive beskrivelserne, og lad kode beregne beløbene
AI kan samle arbejdsnoter fra samme kunde, projekt og ydelse til et beskrivelsesudkast. n8n beskriver sin Summarization Chain som en byggesten til at sammenfatte flere dokumenter med instruktioner, der kan tilpasses. Den kan indgå i den del af arbejdsgangen.
Opgaven til modellen skal være snæver: Beskriv det dokumenterede arbejde, så kunden kan forstå det. Bevar relevante fagudtryk, og tilføj ingen leverancer eller resultater, som noterne ikke beskriver. Er en note uklar, skal projektlederen afklare den. En sandsynlig forklaring er ikke et fakturagrundlag.
Timer, satser og beløb beregnes med faste regler uden om sprogmodellen. Registreringer må kun samles, når de har samme relevante prisgrundlag. Aftal afrunding på forhånd, og lad økonomifunktionen fastlægge de nødvendige fakturaindstillinger. Projektlederen skal kunne rette beskrivelsen uden at ændre beregningen bag den.
| Trin | Det gør løsningen | Det kræver afklaring |
|---|---|---|
| 1. Udvælg timer | Henter periodens afsluttede registreringer og kontrollerer tidligere behandling. | Reserverede timer holdes tilbage. Allerede fakturerede timer skal ikke med igen. |
| 2. Find kunde og pris | Slår projektet op i kundekoblingen og den aftalte pristabel. | Kunde, aftale eller sats mangler. |
| 3. Lav fakturagrundlag | Beregner beløb med kode og sammenfatter noter med AI. | Noterne er uklare, eller beregningsgrundlaget er ændret. |
| 4. Indhent godkendelse | Viser beskrivelser, beregninger og de oprindelige registreringer samlet. | Projektlederen returnerer eller udsætter en post. |
| 5. Opret kladde | Reserverer registreringerne før oprettelsen og gemmer koblingen til Dinero-kladden. | Det er uvist, om kladden blev oprettet. Det skal undersøges før et nyt forsøg. |
| 6. Afslut faktureringen | Markerer først timerne som fakturerede efter den aftalte, bekræftede hændelse. | Kladden er slettet eller ændret, og timerne skal afstemmes. |
Projektlederen skal kunne se, hvad godkendelsen dækker
Saml kunde, periode, timer, sats, beløb og AI-beskrivelse i samme visning, med adgang til de oprindelige registreringer. Godkendelsen skal gælde den version af grundlaget, projektlederen faktisk har set. Ændres timer eller priser bagefter, bør den berørte del godkendes igen.
Projektlederen skal kunne godkende, returnere eller udsætte en post. Ved udsættelse skal der stå en begrundelse og en ansvarlig, så posten kan følges op ved næste kørsel. Ellers er det svært at se forskel på en bevidst udskydelse og en time, der er blevet glemt.
Dineros API-FAQ beskriver fakturaer som en vej til salgsfakturering og forklarer, at kunder og leverandører ligger som kontakter. API-adgang kræver Pro eller Total. Afklar derfor abonnement og adgang tidligt. I piloten bør arbejdsgangen slutte med en kladde, som den økonomiansvarlige gennemgår før den videre fakturering.
En time i en kladde er endnu ikke faktureret
Integrationen bør have sit eget register over behandlingen af tidsregistreringerne. For hver registrering gemmes identifikator, godkendelsesversion, status og reference til fakturakladden. De udvalgte registreringer reserveres, før oprettelsen begynder, så en samtidig kørsel ikke tager dem med igen.
Brug særskilte statusser for klargjort, reserveret til kladde og endeligt faktureret. Oprettelsen af en kladde bør ikke i sig selv markere timerne som fakturerede i Clockify. Aftal, hvilken bekræftet hændelse i jeres arbejdsgang der afslutter faktureringen. Først derefter skal integrationen opdatere markeringen.
Slettes eller ændres en kladde, skal de tilknyttede timer afstemmes. De må først frigives, når det er afklaret, at de ikke indgår i en faktura. Senere rettelser skal sendes til vurdering, så ændrede timer ikke automatisk bliver faktureret igen i fuldt omfang.
Et afbrudt kald må ikke ende med en ekstra kladde
Dinero angiver, at overskridelse af API-grænsen giver status 429, og anbefaler en pause frem for gentagne forsøg. Kald skal derfor håndteres i en kø med kontrollerede pauser.
Et uklart svar under oprettelsen kræver særskilt behandling. Kladden kan være oprettet, selv om integrationen ikke har fået en bekræftelse. Undersøg resultatet, før løsningen prøver igen.
Den økonomiansvarlige har brug for mere end en fejlbesked. Driftsvisningen skal vise, hvilke registreringer sagen gælder, hvad der kræver handling, og hvem der skal tage den videre. Det skal være muligt at afgøre, om en faktura mangler, eller om kladden allerede ligger klar.
Prøv én kunde gennem en hel fakturaperiode
Vælg en kunde med overskuelige prisregler og en projektleder, der kan kontrollere grundlaget. Sammenlign pilotens forslag med jeres manuelle opgørelse. Gennemgå både de timer, løsningen tager med, og dem, den udelader. Hver forskel skal kunne forklares.
Prøv også at køre samme opgørelse igen, lade en kundekobling mangle og afbryde en overførsel. Aftal kravene på forhånd: Beløbene skal kunne efterregnes, godkendelsen skal kunne dokumenteres, og en genkørsel må ikke oprette ekstra kladder for de samme timer.
Hos nowa.dk, Gregs service til AI-automatisering for danske virksomheder, kan Greg bygge arbejdsgangen med kundekobling, projektledergodkendelse og registrering af allerede behandlede timer. Med en afgrænset pilot kan I vurdere de konkrete fakturakladder og se, hvor meget manuel opfølgning der er brug for, før I udvider til flere kunder.
Relateret på GrN.dk
- Jeg bygger AI-agenter til små virksomheder. Jeg mangler en, der kan sælge dem.
- AI chatbot til hjemmeside: Hvad må den love kunden før booking?
- Allergener på menukortet: Kan AI finde de tekster, der skal rettes?
Brug for hjælp til den slags opgaver?
Tal med Greg om en pilot til automatisk fakturering Kontakt Greg her.
